Omgaan met klanten die niet komen opdagen

Een klant die niet komt opdagen, is altijd vervelend. Iedere nagelstylist krijgt er weleens mee te maken. De klant zegt de afspraak op het laatste moment af of komt helemaal niet opdagen en stuurt geen bericht. Dit zorgt voor een hoop frustratie, maar je loopt hierdoor ook inkomsten mis. Hoe kan je hier het beste mee omgaat lees je in dit artikel.

Allereerst is het goed om na te gaan waarom de klant de afspraak heeft afgezegd. Misschien is de klant plotseling ziek geworden. Er zijn ook andere oorzaken waardoor de klant niet op de afspraak kan komen. Misschien is er wel iets gebeurd met een familielid of een vriendin. Uiteraard kan dit een keer gebeuren. Probeer dan ook begrip voor de situatie te hebben.

Afspraak vergeten

Er zijn ook klanten die de afspraak simpelweg vergeten. Om dat te voorkomen kan je met een herinneringssysteem werken. Je kan dit handmatig doen door de klant 24 uur van tevoren een reminder te sturen. Vraag daarom bij het maken van een afspraak altijd naar de contactgegevens van de klant en stuur een reminder via e-mail, Messenger, Whatsapp of sms. Er zijn ook systemen die dit automatisch voor je doen. Op die manier heb je er geen omkijken naar en heb je gegarandeerd minder no-shows.

Klanten die niet komen opdagen

Uiteraard zijn er ook klanten die structureel niet op komen dagen of die altijd wel een ander excuus hebben. Het kan frustrerend zijn en je kan de afspraak op het laatste moment waarschijnlijk niet opvullen met een andere klant. Het is daarom belangrijk om goede huisregels op te stellen en deze bij de eerste afspraak te tonen aan een nieuwe klant.

Het schrijven van huisregels

Je kan de huisregels meegeven, maar je kan deze ook in de salon ophangen. Een voorbeeld van een lijstje met huisregels vind je in dit artikel. In dit document zet je bijvoorbeeld dat (een deel van) de behandeling in rekening wordt gebracht wanneer er niet 24 uur van tevoren wordt geannuleerd. Je loopt hierdoor geen inkomsten mis en de klant zal minder snel annuleren.

Vooraf betalen

Vind je het moeilijk om (een deel van) de rekening op te eisen bij een klant die niet komt opdagen? Dan kan je er ook voor kiezen om klanten vooraf te laten betalen. Veel nagelstylisten kiezen ervoor om dit te doen bij de eerste afspraak die de klant maakt. Je kan er vervolgens voor kiezen om dit ook bij vervolgafspraken te doen.

Communicatie

Daarnaast is het goed om te weten dat iedere nagelstylist weleens te maken krijgt met klanten die niet komen opdagen. Wees duidelijk in je eigen communicatie. Weet je zeker dat de klant de regels kent die in jouw salon gelden? Zo niet, bekijk dan hoe je dit duidelijk kan communiceren. Zeker bij nieuwe klanten is dit belangrijk. Probeer de situatie te relativeren en blijf altijd professioneel. Ga nooit in discussie met de klant.

Schrijf je in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws.